Tipos de manuales

Un manual, hace alusión a un documento que funciona como una guía que tiene la función de responder a posibles inquietudes sobre un asunto en particular o para dar pasa a paso una serie de indicaciones de cómo se hace algo o llega a algún lugar, por mencionar dos ejemplos. Este manual es parte de un producto, servicio o soporte de algo para una persona.

Tiene por supuesto otras connotaciones. Por ejemplo, desde el punto de vista organizacional, dentro de una empresa, estos manuales tienen la función de servir como un mecanismo que permita a los miembros de la corporación, tener bien claro los lineamientos administrativos en el que se deben de desarrollar todos los miembros.

Permite además que el manejo de la información que circule dentro y fuera de la empresa, se haga de manera ordenada y sistemática. En dicho manual se encuentran además las políticas organizacionales de la empresa, la misión y visión de la empresa, los objetivos que se plantean alcanzar junto con las metas relacionadas con este, junto con una serie de procedimientos a desarrollar.

Los manuales también se conocen como todo documento relacionado con la demostración de cómo se ensambla un objeto en particular, con cuestiones organizacionales y una guía paso a paso sobre la comprensión de un área de estudio, esto último dentro de un sistema de estudio. El manual en ese sentido es un complemento educativo.

Los formatos en donde se plasmarán los manuales son variados, puede ser desde papel, hasta formatos digitales. El tipo de formato que se emplee dependerá de las necesidades y cualidades del producto o servicio que se trate, o de la filosofía de la empresa que debe presentar esos manuales. También el formato de la guía está relacionada con la forma de empaque del producto o servicio que se trate.

La finalidad central de la existencia de un manual, está estrechamente relacionado con la finalidad de tener claro el lineamiento que se debe seguir sobre la naturaleza del producto que se relacione. Se establecen además las reglas, acciones y normas a implementar por parte del usuario final. En caso de ser necesario, tendrá un apartado que indique como se puede presentar un inconveniente.

Como se verá en el siguiente apartado, existen una amplia variedad de tipos de manuales cada uno respondiendo a necesidades muy específicas.

Tipos de manuales

Manual de Bienvenida

Son documentos que sirven para darle una introducción al campo organizacional a un nuevo miembro, junto con una serie de lineamientos que le permitan a dicha persona conocer la empresa en su totalidad. En ella se encuentran los antecedentes y aspiraciones de la empresa, que le permitirá al nuevo miembro involucrarse con la filosofía de la empresa.

Es por esa razón que en estos manuales se encontrarán la misión, visión, objetivos, metas, filosofía y demás información que le de claridad al nuevo miembro de cuáles son las razones de ser de la empresa. Un elemento sumamente importante que contiene este tipo de manual es lo que se conoce como reglamento interno de la organización, que leda las pautas de qué hacer y no al nuevo miembro.

Se podrá cumplir con la función de además dar la bienvenida y mostrar datos relevantes de la empresa, proporcionarle al nuevo miembro una sensación de inclusión a la organización. Esto le dará la sensación también de que pertenece a la propia organización. Será parte de una cultura corporativa y desarrollará sus actividades dentro de esa idea.

Generalmente este tipo de manuales cuentan con información que se presenta y desarrolla con claridad, precisión, es oportuna y concreta. En términos visuales debe ser atractiva para el lector, por eso es ideal que cuente con letras ideales para una lectura acompañado el texto estratégicamente con algunas imágenes que ilustren lo que se está relatando.

Es de vital importancia que cada cierto tiempo se revise el manual para que en caso de ser necesario, se actualice la información que ahí aparece. El lenguaje debe ser propicio para que el texto lo puedan comprender todos los miembros de la organización por lo que no se debe recurrir a los tecnicismos. Todo esto acompañado de una estructura u organigrama.

Mano saludando

Manual de Calidad

Este tipo de manual se centra particularmente en el producto o servicio que desarrolle la empresa para fines comerciales. Quedan claramente definidas las políticas que deberán alcanzarse en todas las etapas de producción y venta de dichos bienes y servicios; para que cuenten con los máximos estándares de calidad. Parte importante que distingue a las empresas de la competencia directa.

Escribiendo y leyendo

Manual de Cargos

En este caso, tenemos u  documento que sirve para detallar de manera clara los cargos que existen dentro de una organización. Al mismo tiempo, quedan claramente establecido las responsabilidades de cada ocupante a alguno de cada uno de los departamentos existentes. Se establecen además, las funciones que deberá cumplir cada elemento.

Queda también, claramente establecido la responsabilidad dentro de una línea de autoridad. También, se establecen los lineamientos de comunicación, formatos y vías que se darán entre cada uno de los elementos que ocupen los cargos departamentales. Tener claro esto permitirá a cada uno saber cómo se está desarrollando el trabajo en su conjunto.

Finanzas

Manual Departamental

En este caso, los manuales tienen la función específica de cómo se deben de realizar las tareas asignadas en el departamento en particular. Forma parte de una estructura organizacional. En dicho manual están claramente estipuladas las normas que se deben seguir en las operaciones departamentales, junto con los derechos y obligaciones a que se hace acreedor un miembro del departamento.

Oficina con muebles de madera

Manual de Especialistas

La modalidad de este tipo de manuales está íntimamente relacionadas con la idea de presentar una serie de normas de manera ordenada, mismas que muestran al lector, las tareas específicas que debe de realizar como especialista del área al cual fue asignada dentro de la organización. De esa manera podrá funcionar de manera correcta la empresa.

La finalidad última de este tipo de manuales es la de poder tener una herramienta de capacitación para los miembros que vayan entrando en esas funciones y departamentos especializados. Se debe tener claro que al ser actividades con una especialización, las responsabilidades son altas y por eso se deben evitar errores.

Hombre haciendo anotaciones en su cuaderno

Manual de Finanzas

Se implementa de manera particular para el correcto manejo de los datos e ingresos de una organización de tipo comercial o de otra índole. Se busca de manera continua se desarrolle un monitoreo del flujo de los recursos financieros de la organización y la administración de los bienes con que se cuenten. El responsable directo de este manejo es el tesorero de la misma.

Dolares americanos

Manuales Históricos

La obligación principal de este tipo de manuales es la de recopilar de manera metódica y eficiente, toda la información posible que esté íntimamente relacionada con la historia como se ha venido desarrollando a lo largo de los años de una empresa u otro tipo de organización. Los datos que normalmente se encontrarán en estos manuales tiene que ver con el inicio de las operaciones, los primeros miembros que conformaron la empresa, los socios inversores, las ventas que se han estado alcanzando con el paso de los años y la transformación de la empresa.

Libro de mapas

Manual de Identificación

Estos manuales se rigen por una definición clara de cómo se deberá manejar la información. Es decir, contiene lo que se conoce como clave de forma que es  las siglas con que se puede referir a la organización, el tipo de las características como una unidad administrativa, el nombre social y comercial de la organización, así como el logotipo de la misma.

Manual Macroadministrativo

En este caso, la cobertura organizacional, a diferencia del manual microadnministrativo, abarca la totalidad de la administración de la empresa, así como cada una delas actividades y funciones que se llevan a cabo dentro de la misma. Es muy importante que se trate la información por medio de esquemas que den claridad de lo que se debe administrar en la empresa para el que lo lee.

Manual Microadmninistrativo

Básicamente este tipo de manual responderá a las necesidades de una sola estructura administrativa u organizacional. La dinámica del manual se basa en plantear a los interesados de una manera esquemática y general la información relacionada con los procesos administrativos de la empresa. Aun cuando se trata de un manejo general de la información, debe ser clara y precisa.

Diagrama

Manuales Normativos

Suele llamársele también “manual político”, el cual es un documento que presenta de manera detallada una relación pormenorizada de los procedimientos que se deben de realizar en caso de que se presente una eventualidad que vulnere la estabilidad de una organización. Se debe tener claro qué hacer para superar un problema junto con una estrategia definida en dicha normatividad.

Mazo de madera

Manual de Organización

En este caso tenemos un documento que especifica claramente la manera en cómo se debe de llevar el funcionamiento de la empresa. En dicho documento se definen los objetivos y metas que se deben alcanzar, los departamentos existentes en una estructura organizacional. Las tareas que deben llevar a cabo cada departamento y los cargos a ocuparse por personas calificadas.

Las indicaciones operativas son la base de la información que debe contener este tipo de manual. Debe saber cada elemento de la empresa, qué es lo que debe de hacer, en qué tiempos y cómo debe de actuar ante eventuales contingencias. Al mismo tiempo quedan definidas tanto las responsabilidades como los compromisos que cada uno tiene dentro del conjunto operativo de la empresa.

Cuando se elabora este tipo de manuales, es importante que los encargados, tenga bien definida la información que deberá contener y que está íntimamente relacionada con la idea de qué tipo de información es relevante transmitir. Pieza clave de esto es tener claro cómo se va a presentar esa información, es decir, bajo qué formato y cómo se distribuirá el contenido en el mismo.

Personas organizadas

Manual de Política

Este tipo de manuales, tiene el objetivo central de regular de manera clara y concisa el comportamiento y rumbo de un sector o grupo político. En estos manuales se tipifican claramente la filosofía política de un grupo en particular. Se establece claramente cuál es el objetivo de la participación de la vida política de la sociedad a la cual pertenece.

Discurso

Manual de Procedimiento

Se muestra claramente en este tipo de manuales, de manera esquemática y clara los pasos que se deben de llevar a cabo cuando se asigna y ejecuta una actividad dentro del complejo organizacional de una empresa. Es importante que el encargado de determinada acción, tenga claridad en lo que debe realizar. Por eso el manual debe ser muy claro y sencillo para evitar malas interpretaciones.

Buscando una buena idea

Manual de Sistemas

En este caso en particular, lo que tenemos es un documento que establece claramente las etapas en las que se construye determinado sistema dentro de un proceso organizacional, por ejemplo, el sistema de reclutamiento de personal; en el que se especifica puntualmente, los pasos que se deben llevar a cabo. Claramente todos los manuales de sistema de una organización deben relacionarse.

Trabajadores de una empresa

Manual de Técnicas

Son manuales que sirven para  asignar tareas específicas a cada uno de los miembros de una organización, con la finalidad de saber cómo se deben de implementar; es por esa razón que estarán muy detalladas las actividades a realizar. Quedan establecidas las técnicas y procedimientos para determinadas tareas. Todo esto desarrollado dentro de una sinergia organizacional.

Estacionamiento de carros

Manual de Ventas

Claramente el destino de estos manuales es el departamento de ventas, de manera particular. En este documento se perfila claramente los procedimientos que se deben de ejecutar con eficiencia para lograr las ventas que se estipularon dentro de los objetivos y metas a corto, mediano y largo plazo. También se establecen claramente las estrategias y técnicas a implementar y evaluar continuamente.

Están claramente relacionados a este tipo de manual los responsables de la venta directa, los proveedores, los clientes, los productos y/o servicios e la empresa, las estrategias comerciales y las políticas organizacionales. Claramente la función de este tipo de manual es incrementar paulatinamente y con capacidad de respuesta eficaz, el volumen de ventas.



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