Se hace referencia a factura a aquel tipo de documento que tiene la función de servir como una prueba en relación a una operación que se haya realizado entre dos o más personas. Generalmente la operación tiene que ver con una transacción de compra-venta de un bien o servicio.
En este tipo de documentos se encuentran detallados una serie de datos que registran la operación que se trate. Entre esos datos tenemos el producto o servicio que se adquiere o contrata, el valor por unidad del bien, dirección del lugar de donde sale el bien o se proporciona el servicio, los impuestos que se deben cubrir por disposición fiscal, nombre de las personas o empresas involucradas en la operación, así como la dirección fiscal.
Cuando se realiza una factura es necesario que se cuente con una copia fiel de la misma, ya que una de ellas se debe de entregar al comprador y la otra se queda con el vendedor. De acuerdo a las disposiciones legales y fiscales de casi todos los países, es obligatorio emitir este tipo de facturas durante una transacción. Esto es así porque además de que puede servir como comprobante de la operación realizada, están plasmados en la factura las obligaciones y derechos que tienen ambas partes en relación a la operación realizada.
Tipos de factura
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Factura ordinaria
Es un tipo de documento en el que se plasma una relación de aquellos artículos o servicios que se adquieren junto con datos de precios y nombres de los involucrados en la operación, con sus respectivos impuestos. Es la factura más común que se maneja.
Factura rectificativa
La función principal de este tipo de facturas es servir como corrección de una factura ordinaria en la cual uno de los datos se haya puesto de manera errónea o no corresponda con la realidad de la operación. También se expiden cuando no se hayan tomado en cuenta descuentos que estaban vigentes dentro de la operación de compra-venta o que los embalajes no se habían asignado.
Factura recapitulativa
En este tipo de facturas se pueden asignar varias operaciones en una sola, se realiza esto cuando todas las operaciones van destinadas a una misma persona y previo acuerdo de ambas partes. Pueden estar realizadas las operaciones en diferentes fechas, eso sí, deberán estar dentro de un mismo mes. Es necesario que las facturas simples que constan cada una de las operaciones deberán ser anuladas para evitar duplicidades.
Factura simplificada
Con estas facturas se busca comprobar en tiempo real la operación que se está realizando, y en los que el importe de la operación sea pequeño. Funciona más como una prueba que como dato fiscal.
Factura proforma o libre
Se señala en este documento una oferta de carácter comercial en donde se señala con exactitud el contenido de la factura que se expedirá una vez que ha sido concretada la operación.
Esta factura no tendrá un valor de carácter contable o fiscal, sólo cumple funciones de carácter informativo sobre todo en el rubro del comercio internacional donde es importante precisar el manejo de las licencias de importación en donde se señalan lo que se devengará de ambas partes.
Copia de la factura
En esta factura se registra el contenido de la operación de carácter comercial que se expedirá al comprador. En él se ponen los mismos datos que contiene una factura original, sólo que en esta deberá estar acuñado el término “copia”, pues sólo sirve para fines de justificación o comprobación de gastos por parte del interesado.
Duplicado de la factura
Se expide este tipo de factura cuando en la operación existen más de un destinatario y en cada una de ellas deberá contener la palabra que designa como “duplicado”. Al igual que el caso anterior, sólo sirve como fines de comprobación de gastos.
Factura electrónica
Se realiza este tipo de facturas a través de medios electrónicos en un formato XML, y al igual que las otras facturas físicas, también tiene validez legal.