Se les denomina como documentos a aquellos testimonios materiales, referentes a un hecho, suceso o acto, así como a los escritos que contienen datos que se pueden utilizar para probar o comprobar algo (por ejemplo en un juicio), de la misma forma se le denomina como documento a los “testimonios” históricos que corroboren de alguna manera un hecho histórico, como en el caso de documentos pictóricos, cartas, y otros materiales, que “atestiguan” de alguna forma algún suceso histórico y se les denomina como documentos históricos, mismos que pueden ser de variada índole.
Se trata de “testimonios” materiales que constaten algo, estos pueden ser públicos (expedidos por una autoridad), como en el caso de las identificaciones oficiales, o de índole privada, como por ejemplo una carta. Aquellos que son expedidos por una autoridad pueden tener un carácter oficial como en el caso de las identificaciones, las leyes y decretos.
Principales tipos de documentos:
Documentos Públicos.- Se define como documento público a los escritos que ilustran de un hecho o algo, realizado por una autoridad, o en su caso es autorizado por alguna autoridad pública (por ejemplo el registro civil), para que dicho documento pueda ser utilizado como un documento oficial, que de “fe” o certidumbre de un hecho (por ejemplo un acta de matrimonio), pudiendo utilizarse con efectos legales. Algunos documentos de carácter público son: Acta de nacimiento, fe de vida, acta de matrimonio, acta de defunción, acta de divorcio, licencia de conducir, credencial para votar, CURP, pasaporte.
Puede dividirse en:
- – Se trata de aquellos que son expedidos directamente por la autoridad y poseen un carácter obligado para las personas que viven bajo el gobierno del estado, son las constituciones, leyes, códigos, reglamentos y decretos.
- Documentos de identidad personal.- Se trata de aquellos que acreditan la identidad de la persona que los porta o a la que hacen referencia, tanto como simple identificación, como para poder realizar diversos trámites, es el caso de la credencial para votar, carnet de identidad, Curp, Licencias de conducir, pasaportes.
- Documentos expedidos por el registro civil.- Son documentaciones que son expedidas por la autoridad civil a través del registro civil, para dar “fe” o constancia de un hecho o suceso, principalmente para sus efectos legales, es el caso de las actas de nacimiento, actas de matrimonio, actas de divorcio, “fe” de vida y las actas de defunción.
- Documentos de propiedad.- Se trata de aquellas documentaciones que son expedidas por una autoridad, para avalar la propiedad de una persona (física o moral), respecto de algún inmueble u objeto, es el caso de los documentos que acreditan la propiedad de un vehículo y los títulos de propiedad (de predios e inmuebles).
- Documentos de estudios y profesiones.- Se trata de documentos que son expedidos por una autoridad educativa y que tienen carácter público. Son expedidos por la autoridad educativa, quien acredita los estudios realizados en alguna institución educativa o en su caso, que la persona posee los conocimientos necesarios para ejercer determinada profesión. Es el caso del Certificado de primaria, certificado de secundaria, certificado de preparatoria, diplomas, reconocimientos (médicos, militares, a servidores públicos, etc.).
Documentos Privados.- Son aquellos que se realizan entre particulares, son escritos que informan o ilustran respecto a un hecho, entendiéndose que es dentro del ámbito particular, en ellos no intervienen los funcionarios públicos en su realización (pero pueden ser usados en el ámbito público como pruebas de algo, mediante la “legalización”, que se realiza por medio de un notario público, quien da “fe” de la veracidad del documento en cuestión (en ocasiones mediante peritajes que comprueben dicha veracidad).
Algunos ejemplos de documentos privados:
Pagarés, fe de bautizo, notas de compra, contratos, cheques, correspondencia (cartas).
Documentos históricos.- Se trata de diversos documentos (pictóricos, sonoros, audiovisuales, fotográficos, o escritos), que pertenecen al patrimonio nacional o que están bajo cuidado de instituciones públicas o privadas, como manuscritos, grabados, pinturas, correspondencias históricas, libros y demás, y que aportan y/o atestiguan, algún suceso o época determinada.
Documentos según el material en el que se realizan
Documentos Filmográficos.- Se trata de filmaciones o videos que tienen una importancia como “testimonio”, de algún suceso, es el caso de filmaciones históricas, que se pueden tomar como documentos fehacientes de tal o cual suceso, pongamos por caso una reunión entre personalidades históricas, así como aquellas video filmaciones realizadas, que se pueden utilizar como pruebas de un hecho, por ejemplo en casos judiciales. Sueles ser conservados en diversos formatos fílmicos, videocintas y formatos digitales.
Documentos Fotográficos.- Se trata de imágenes o fotografías que o bien documentan históricamente un lugar, suceso o situación específica en un tiempo de terminado, por ejemplo el estado de un edificio histórico en una época ya pasada, así como el estado o situación de una persona, objeto o cosa, (como en el caso de la documentación fotográfica del estado de salud de una persona accidentada, mediante las imágenes de sus heridas, en el caso de un juicio penal), es decir, la documentación se realiza mediante las imágenes fotográficas.
Documentos Sonoros.- Se trata de documentos en audio que pueden estar hechos en varios formatos de grabación (discos de piedra, discos LP, audio cintas, etc.), suelen ser de índole histórica y cultural, como en el caso del patrimonio musical de una región, en donde se graban audios por ejemplo de canciones populares autóctonas, quedando como un documentos sonoro de dicha cultura, o como en el caso de las grabaciones de la voz de personajes, hechas en gramófonos u otros aparatos para grabar audio, que forman parte de los documentos históricos, como en el caso de alocuciones de presidentes, líderes religiosos, discursos célebres, etc.). Estos suelen ser contenidos en diversos formatos sonoros (discos de piedra, LPs, discos compactos, DVD, y diversos formatos multimedia.
Documentos Escritos.- Los documentos escritos, son soportes materiales que contienen datos y diversos tipos de información, siendo realizados generalmente en papel y otros materiales (como por ejemplo en plástico al tratarse de carnets de identidad), que sirven como registro de sucesos (registros históricos, legales, financieros, de nacimiento, etc.), se trata de diversos escritos susceptibles de ser usados para la comprobación de algo (como la edad, la nacionalidad, el estado financiero de una empresa y muchos otros casos), sirviendo también como métodos de identificación (carnets de identidad, actas de nacimiento, pasaportes, credenciales escolares, etc.).
También los hay que ayudan como apoyos y fuentes de información, para la historia, el periodismo, la salud y la cultura en general, aportando datos de diversa índole, como es el caso de los documentos científicos, históricos (cartas, manuscritos, códices), y de índoles diversas como documentos médicos, policiales, judiciales, militares, comerciales, escolares, y demás. Estos pueden ser realizados a mano (manuscritos), mediante el uso de máquinas de escribir o imprentas, así como usando tecnologías más recientes como las computadoras. Algunos tipos de documentos escritos son los libros, periódicos, revistas, cartas, que pueden ser de carácter privado o público, y tratar temáticas científicas (como tesis, ensayos, estudios científicos escritos), militares (cartillas, reportes), jurídicos (leyes, sentencias, juicios), etc.
Documentos Electrónicos o virtuales.- Se denomina así a los diversos archivos (comúnmente denominados documentos) que se encuentran en algún formato electrónico y/o de computadora, tal es el caso de los archivos creados en procesadores de texto, que bien pueden ser guardados en medios como discos duros, discos (CD, DVD), unidades de memoria (USB), o la red, y tratan de diversas temáticas, pudiendo tener imágenes, videos y demás.