El término cuentas se deriva del significado del verbo “contar”, en su acepción más general, para hacer referencia a una acción que es resultado de hacer un computo o de numerar una serie de objetos o cualquier tipo de cosas que en su momento requiera de una enumeración, siempre y cuando ese conjunto de cosas corresponda a un tipo de unidad homogénea.
Se señaló anteriormente que se refiere al término en su concepto más simple, pues bien, hay que decir que existen más interpretaciones o usos del término. En este artículo nos referiremos a dos áreas como son la contabilidad y las matemáticas.
En lo que se refiere al uso del concepto cuenta en la contabilidad, que señalan a estas como toda serie de registros que se registran en relación a los aumentos o disminuciones de valores que intervienen en la operación total de una empresa comercial de cualquier sector. Dicho registro tiene la finalidad de clasificar las operaciones de tipo financiero o administrativo de la propia empresa y bajo los principios que le rigen en el manejo de la contabilidad, quede un registro claro de la naturaleza contable de la empresa para representarlas en las bases de datos que se consideren pertinentes llevar a cabo para su análisis.
Los registros de las cuentas contables se hacen de manera cronológica y se asigna contablemente en los llamados asientos contables que reflejan las operaciones de efectivo, crédito o de cualquier otra índole reconocida por las entidades fiscales y contables.
En este sentido, se entiende como cuenta a todo aquel elemento principal que tiene un sistema de contabilidad que representa los ingresos y egresos de los valores de la empresa en cuestión. La información se podrá ver reflejada en una unidad básica de datos representada de manera general en un estado de pérdidas y/o en un balance general.
Los valores que se ven reflejados en el sistema de contabilidad tienen relación directa con la unidad monetaria que representa el sistema económico del país en el que se desarrolla la actividad económica de la empresa. Los datos se cruzan en términos generales en dos rubros que son los bienes y derechos que representan contablemente los ingresos y egresos en valores monetarios.
Si bien, existe un consenso general de las cuentas y la estructura que se maneja en todo sistema contable, cada situación empresarial y de registro contable, determina sus propias características particulares en función de los registros patrimoniales que se contabilizan.
Los registros de las operaciones contables se plasman en lo que se conocen como libros contables, en donde se vacían las distintas cuentas que se estipulan en un catálogo de cuentas con sus valores monetarios representados en el momento del registro. De manera particular, cada cuenta refleja sus propios valores generalmente plasmados en un esquema definido como “T”, en donde en el lado izquierdo, se anotará siempre, el valor del movimiento que represente los “débitos” de cada operación en particular que se refleja en su totalidad. Mientras que en el lado derecho de la misma figura, se registrará el “haber” o los créditos y/o deudas que adquiera la empresa dentro de sus operaciones contables, financieras o crediticias, con la finalidad de operar con eficiencia.
Los montos totales de cada una de las cuentas se verán representados en su saldo en los esquemas más generales como los son el balance general y/o estados financieros, que de manera global presentarán el estado contable y de situación financiera de la empresa en tiempo real.
Funcionamiento
Contenido del artículo
Dentro del entorno global de la contabilidad, se reconocen dos sistemas operativos y de manejo de la información como son el sistema administrativo y el sistema especulativo. Ambos casos representan la realidad contable de la organización bajo dos enfoques de representación de los datos.
Sistema administrativo
En el caso del sistema administrativo, lo que se sigue es realizar en tiempo real y de manera precisa, las cuentas con sus respectivos valores, de todo aquello que representa el valor patrimonial de la empresa en su conjunto. Los registros serán en resumen, todos aquellos cargos y abonos, según sea el caso particular de cada operación, que represente el valor real monetario en su momento, es decir, puede ser el valor de adquisición de un bien o servicio determinado para beneficio de las operaciones diarias de la empresa o, el valor por el reintegro de un compromiso económico que se comprometió entre la empresa y un proveedor.
El resultado del importe en cada uno de los documentos que representan la contabilidad de una empresa, deberán plasmar con exactitud el valor del patrimonio y otros valores con que cuente la empresa, por eso se dice que la contabilidad es el reflejo fiel de la situación en la que se encuentra la empresa. El valor real del mismo, se ve reflejado en las cuentas de resultado del sistema contable.
Sistema especulativo
En este caso, el registro contable tiene otro enfoque, y es el de tener la posibilidad de poder realizar los registros pertinentes en el sistema contable, de manera homogénea sobre una cuenta que en un periodo representó un valor, y en otro momento por el valor cambiante de las cosas, represente un valor diferente al primer registro. Esto se da de manera recurrente cuando se trata del valor del precio de adquisición de un bien con el precio de venta del mismo bien.
Cuando se presentan esas situaciones, se presenta un desajuste en las cuentas que se registran y por ello, el saldo no ve reflejado el valor real del registro que se trate. Para tal situación, es necesario realizar una serie de ajustes, de hecho, en contabilidad se les llama así a las operaciones de equilibrio, “ajuste de cuentas” y se representan por las llamadas “T” o esquemas de mayor. Al final de los ajustes, lo que se procede a realizar es recalcular el resultado final revisando las ventas cotejadas con las compras, para determinar la existencia real y compararlas con el resultado final del ajuste.
Al final, la ganancia o pérdida se verá afectada por las modificaciones a las cuentas aunque reflejará el estado de la situación contable y financiera de la empresa en términos reales. Para ello, se recomienda que los ajustes se hagan al final del ejercicio fiscal para no alterar las proyecciones antes de que termine dicho año fiscal.
Características de las cuentas
Desde el punto de vista de la contabilidad, cada cuento en lo particular y lo general, intenta recoger el valor inicial de cada una de ellas representadas en valores monetarios y en fechas posteriores y necesarias, de acuerdo a la naturaleza de las operaciones, representar contablemente los cambios que se presenten.
En cualquier momento del periodo fiscal de las operaciones contables, se puede conocer en tiempo real la situación que guarda cada una de las cuentas en su valor actual. Para ello, se hace un registro puntual de los valores iniciales de cada valor, cotejándolo con los aumentos o disminuciones de su valor al final del registro. Al final, todo el registro se plasma en un libro contable que se archivará para posteriores consultas y análisis por parte de los responsables de la gerencia y la contabilidad.
Tipos de cuentas contables
Cuentas de activo
Estas cuentas representan contablemente las posesiones y los derechos con que cuenta una empresa en relación a determinado bien inmueble u otro tipo de bien, sea físico, monetario o de otro tipo de valor. Estas cuentas tendrán un aumento en su valor cuando se presenten en las operaciones cargos o débitos. Caso contrario sucederá cuando se llegue a disminuir cuando se presenten abonos o cumplimiento de los compromisos crediticios. Al final del día, el saldo total deberá siempre reflejar un saldo deudor.
Tipos de cuentas de activos
Cuentas de activo fijo
En este tipo de cuentas se llevarán los registros de todo aquel tipo de bien que precisamente represente un activo para la empresa, entre los cuales están, los vehículos, las instalaciones, maquinaria, bienes raíces, entre otros.
Cuentas de activo circulante
En este caso nos encontramos con una subdivisión de los activos en general. En este punto, se registrarán todos aquellos activos tales como bancos, mercancía, acciones, cuentas por cobrar, bonos, insumos y materia prima, es decir, representa el valor del activo que se mueve de manera circulante, esto es, en cortos periodos de tiempo.
En otros términos, se conoce como activo circulante a todo aquel efectivo, bienes o derechos que se pueden convertir en su totalidad o parcial en efectivo dentro del ciclo normal de operaciones de la propia empresa, es decir, en un corto periodo de tiempo. Por eso se refiere que el dinero está circulando de manera paulatina. Para ello, se deberá entender como un periodo de tiempo normal, al promedio general en el que el valor total del efectivo que ha sido invertido en activos, como puede ser materia prima, por ejemplo, pueda ser transformado en efectivo inmediatamente. Y esto sucederá cuando se cumplan con las etapas de producción, venta y recuperación de las cuentas por cobrar.
Al regirse las mayoría de los procesos contables en un periodo de ejercicio fiscal que se realiza en un periodo definido de un año, la mayoría de las veces se estipula que en ese tiempo que sea igual o menor a un año, representará el corto tiempo de clasificación y dentro de él estará representado el activo circulante en sus operaciones.
Las cuentas más comunes de este tipo de activos es el efectivo de caja, el movimiento en las cuentas bancarias y las cuentas por cobrar, como las más comunes.
Caja
Este representa el dinero total que tiene la empresa en efectivo. Estos valores monetarios se ven reflejados por monedas, billetes, cheques y otro tipo de documento que represente un monto total de efectivo intercambiable en un periodo de tiempo corto. El saldo de la cuenta aumenta cuando la empresa ha recibido dinero por operaciones de venta de un producto, por ejemplo. Se presentará una disminución cuando la compañía realice una salida de efectivo para realizar un pago.
Cuentas de bancos
En él se encuentran representados mediante documentos, todos aquellos valores monetarios, que han sido depositados en la institución bancaria que se ha contratado para la prestación de dichos servicios. La cuenta de banco aumentará cuando se deposita un monto de dinero, mientras que este disminuirá cuando la propia empresa expida cheque con la finalidad de realizar pagos mediante esta modalidad.
Activo fijo o no circulante
Este tipo de activos está representada por todos aquellos bienes o derechos con que la empresa cuenta al haberlos adquirido para la realización de operaciones, es decir, se compraron para el beneficio directo de la empresa y no persigue fines de venta o cualquier otro tipo de retribución económica. Existirá una excepción en la necesidad de vender estos activos y será en caso de que la empresa por cualquier motivo, tenga que declararse en bancarrota.
Activo diferido, o cargo diferido
En este rubro entran todos aquellos compromisos en pagos que la empresa tiene que recuperar por anticipado. La razón por la cual se consideran activos es por el hecho de que al ser pagos anticipados, se pueden disfrutar de los productos o servicios que apelen a dicha operación. Es importante tener en cuenta que con el paso del tiempo, los bienes adquiridos por este concepto, con el paso del tiempo irán perdiendo su valor, por tal motivo, se requerirá de un procedimiento de ajustes de cuentas.
Cuentas de otros activos
En este apartado del registro contable, se apuntan los valores que representan las patentes y otros activos que van relacionados a este concepto, como derechos de marca, entre otros.
Cuentas de Pasivo
En términos generales representan las deudas y/u obligaciones que adquiere la empresa con la finalidad de poder desarrollar sus operaciones de manera eficiente. Son cuentas necesarias que aumentarán con el abono a las mismas y disminuirán cuando se presente un tipo de cargo.
Entonces, aquí se van a registrar las deudas y las obligaciones que tenga la empresa con terceros. La necesidad de adquirir esas deudas, entre otras cosas, va en función de las propias necesidades de la empresa por adquirir bienes o servicios para su correcto funcionamiento, buscando siempre mantener un equilibrio entre el valor monetario de los activos con los pasivos para tener liquidez y solvencia contable.
Tipos de cuentas de pasivo son a corto plazo
Proveedores
Esta cuenta tiene la función de representar las obligaciones que tiene la misma en relación a los pagos a realizar en el momento pactado, a los proveedores por la prestación de los bienes o servicios para los que fueron contratados los mismos.
Existen otras cuentas de este grupo como son los documentos por pagar, los acreedores diversos, entre otros.
Otros tipos de cuentas
Cuentas de patrimonio
En ellas vamos a encontrar todas aquellas utilidades que al final del ejercicio fiscal se hayan alcanzado. También pueden ser representadas, en el caso de que suceda, la perdida obtenida al final del periodo fiscal así como el capital con el que cuenta la empresa.
Cuentas de ganancia
Es un tipo de sistema contable que representa la información del estado actual de la contabilidad en valores que aumentan o disminuyen, según sea el caso; de los bienes con que cuenta.
Cuentas de pérdida
En caso contrario, se representa contablemente la pérdida de parte o totalidad del capital que no se va a recuperar bajo ninguna circunstancia. Y se puede dar el escenario de que por tal motivo, la empresa se declare en quiebra para poder subsanar su falta de liquidez vendiendo sus activos.
Cuentas mixtas
Son aquellas cuentas que representan escenarios inversos a su naturaleza inicial, es decir, un deudor representa un saldo acreedor de su cuenta y viceversa. En este caso podemos mencionar a manera de ejemplo los tipos de cuenta con descuentos o las comisiones.
Cuentas bancarias
Se refiere al contrato que adquiere una persona física o moral con una institución bancaria para que esta última preste sus productos o servicios financieros pertinentes. El objetivo principal es que los beneficiados puedan administrar de manera eficiente sus recursos monetarios que han sido depositados en dicha institución bancaria.
Tipos de cuentas bancarias
Cuentas de ahorros, cuentas de cheques, cuentas de mercado monetario, cuentas de depósito, cuentas de jubilación individual, cuentas corrientes
Cuentas integrales
Se definen así a aquellas cuentas que representan el valor de los derechos, obligaciones y bienes con que cuenta una entidad representadas en el balance general de cuentas dentro del sistema contable.
Cuenta T
Es la herramienta básica que permite al contador representar los saldos deudores y/o acreedores así como sus respectivos movimientos de cada una de las cuentas del mismo sistema contable. Es decir, se registran los movimientos en sus respectivas columnas en donde, en el lado izquierda se anotarán el debe y caso contrario, en el lado derecho se apuntarán el haber.