La oficina se le llama al espacio destinado dentro de una empresa o despacho dentro del sector laboral, con la finalidad de realizar en ella toda serie de actividades que van desde la gestión se asuntos administrativos hasta tareas relacionadas con el puesto de trabajo que se ocupa en dicha oficina. Es pues, un área de trabajo particular.
En ella se realizan todo tipo de tareas administrativas enfocadas en planificar, desarrollar, implementar y evaluar acciones empresariales y/u organizacionales con el fin de alcanzar los objetivos planteados en dicha organización. Otras actividades que se realizan en las oficinas tiene que ver con la elaboración y presentación de reportes. Incluso sirve para las reuniones de trabajo.
Para que dichas tareas se lleven de manera adecuada, es necesario que las oficinas cuenten con el equipo y la papelería necesaria. Esto es necesario ya que es uno de los componentes que afectan directamente el rendimiento y productividad de los empleados. Por eso es necesario que también se cuente con el mobiliario necesario y un espacio agradable para el trabajo.
Tipos de oficina
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Oficinas Abiertas
Se les conoce así a aquel formato de oficina en el que tanto el responsable de la oficina como sus empleados, independientemente del rango que tengan; tienen contacto directo que optimiza las relaciones laborales. Además, es por la naturaleza de este tipo de oficinas, un intercambio y atención directa entre las oficinas y los usuarios o público en general que requieren de la atención del personal de oficina.
Se usa este tipo de oficinas sobre todo en las empresas donde el servicio al cliente es una parte importante de su actividad diaria. También es posible encontrarse con este tipo de oficinas dentro de algunas instituciones de gobierno como en donde se pague los servicios públicos. El contacto directo entre las oficinas y las personas se da a través de ventanillas.
Oficinas Centralizadas
En este formato de oficinas, entra en juego la idea de que las actividades se realizan bajo la dirección de una persona que precisamente lleva un control detallado de cada una de las actividades tanto a realizar como realizadas. Recae en la persona encargada de esa oficina un fuerte poder de autoridad. La responsabilidad para que todo funcione de manera adecuada es muy alta.
Oficinas Cerradas
Son oficinas que tienen como característica principal, que son más privadas en cuento a quienes tienen contacto con el personal de dicha oficina. Generalmente la relación personal se da entre los miembros de la empresa que se pueden comunicar personalmente o por otros medios de comunicación. La privacidad es un elemento esencial en estas oficinas.
Se realizan generalmente reuniones breves entre subordinados y jefes de distintas áreas para llegar a acuerdos o en su caso, recibir toda serie de indicaciones. Generalmente el tema de las responsabilidades que tiene les requiere de una mayor concentración, por lo que las oficinas permanentemente se encuentran cerradas y se encarga de la gestión de las visitas y agendas una secretaria.
Oficinas Convencionales
Se les llama así a aquellas oficinas que tienen como característica principal, el hecho de que ocupan un espacio pequeño. Desde el punto de vista de la forma en que ocupa una infraestructura, tenemos que esta se dispone en una serie de hileras en donde se encuentran las mismas oficinas. Existe entre cada empleado una división a base de tableros con la premisa de evitar todo tipo de distracción.
Oficinas tipo Departamentos
Se les conoce así a aquellas oficinas que al mismo tiempo tienen una serie de subdivisiones, de acuerdo a los departamentos que recae en esa oficina dentro de una estructura organizacional. Cada uno de los departamentos tiene sus propias responsabilidades y tareas que van en función de los objetivos generales y específicos de la propia oficina. La relación de trabajo se da de manera matricial.
Oficinas Ejecutivas
Son oficinas que están adecuadamente equipadas para las gestiones propias de una empresa, además de las acciones correspondientes a lo estimado en el organigrama y manual de puestos, en cada una de las oficinas. Pueden incluso rentarse por un tiempo determinado si así se desea para no contar en la infraestructura con este tipo de oficinas o cuando se está en otro lugar.
Oficinas Grupales
Son aquellas oficinas destinadas dentro de una organización, con fines grupales, es decir, que se puedan ocupar por un grupo determinado de personas. Por esa razón se debe contar necesariamente con los recursos y mobiliario necesario para el correcto desempeño de las personas. Es un tipo de oficina que está tomando auge por el potencial creativo y de innovación que aporta en el ambiente para los empleados.
Oficinas Modernas
Se hace referencia a las oficinas que además de estar limpias y adecuadamente amuebladas; cuenta con equipo de oficina y tecnología de primer nivel. Facilitando con ello las tareas propias de la oficina. Otro tema que se toma en cuenta para considerar a una oficina como moderna, son las comodidades que encuentra el trabajador permitiéndole reducción de estrés en su jornada laboral.
Oficinas Virtuales
La característica principal es que se basa en el uso de la tecnología como medio de comunicación. No solo eso sino que se da soporte a otras tareas que se pueden realizar a distancia entre diversos colaboradores de una empresa, como son el tema de las reuniones. En ella se puede además gestionar una agenda de trabajo, y es posible no estar estrictamente dentro de una oficina sino en casa trabajando.